Päätöksen perustelut
Kilpailukyky ja innovaatiot -ryhmän johtaja Teppo Rantanen:
ECER-kongressi (European Conference on Educational Research) on vuosittainen Euroopan suurin koulutustutkimuksen kongressi. Kongressi järjestetään Tampereella 17. - 21.8.2026. Tapahtuma tuo Tampereelle noin 2 500 kasvatusalan asiantuntijaa, ja on yksi suurimpia Tampereella järjestettyjä tieteellisiä kongresseja.
Tapahtuma on käsitelty suurtapahtumatyöryhmässä 16.11.2023, ja siellä on linjattu kaupungin osallistumisesta kustannuksiin. Tapahtuman nähdään synnyttävän arvokkaita pidemmän aikavälin vaikutuksia kaupungin tiedeyhteisölle ja osaamisen kehittymiselle. Myös kongressivieraiden kaupunkiin tuomat aluetaloudelliset vaikutukset ovat merkittävät.
Kaupunki osoittaa säännöllisesti omien periaatteidensa mukaisesti harkinnanvaraista vieraanvaraisuutta kansainvälisesti merkittäville tapahtumille pääsääntöisesti Raatihuoneella. Kyseisen kongressin kokoluokan vuoksi vieraanvaraisuutta ei voida kuitenkaan tarjota normaalin käytännön mukaisesti, minkä vuoksi hankinta vieraanvaraisuuden järjestämisestä tehdään erikseen. Kongressin hakuvaiheessa kaupunki on sitoutunut vieraanvaraisuuden osoittamiseen tapahtumalle pormestarin kirjeellä.
Kaupunki hankkii vieraanvaraisuutena toimivan iltatilaisuuden järjestämisen ECER-kongressin vieraille, minkä minimivaatimukset on eritelty sopimuksella. Tilaisuuden käytännönjärjestämisvastuun siirtäminen kongressijärjestäjälle on todettu kokonaistaloudellisesti kaupungille edullisimmaksi. Kaupunki osallistuu järjestäjän toimittamaa kuluerittelyä vastaan tilaisuuden kustannuksiin 75 000 euroon saakka, mikä kattaa vain osan tilaisuuden kokonaiskustannuksista. Hankinnan arvonlisäveroton arvo on siten sitoumuksetta kaupungille kokonaisuudessaan 75 000 euroa.
Tampereen kaupunki ja Tampereen korkeakoulusäätiö sr solmivat sopimuksen hankinnan kokonaisuudesta. Sopimus tulee voimaan ja voidaan allekirjoittaa, kun päätös on saanut lainvoiman.
Hankintalain näkökulmasta yhteistyön kokonaisarvo jää hankintalain liitteen E palveluna kynnysarvon alittavaksi eli pienhankinnaksi. Pienhankinnan kilpailuttamatta jättämisen syynä on kokonaisuuden erityinen luonne. Palveluntuottajalla on järjestämisvastuu kongressissa, eikä vastaavaa siten ole saatavilla muilta toimittajilta.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankinta tulee julkiseksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen ja yleisesti julkiseksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.
Hankinnan valmistelijana ja sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kilpailukyky ja innovaatio -ryhmän kaupunkibrändi ja tapahtumat -yksikön kongressit ja kokoukset -tiimin asiakkuuspäällikkö, jota vakanssia hoitaa tällä hetkellä Laila Walldén. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hallintosäännön (1.6.2025) 33 § 32)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää konsernihallinnon irtaimen omaisuuden ja palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta, ellei muualla ole toisin määrätty tai päätetty. Konsernihallinnon toimintasäännön tulojen ja menojen hyväksyjiä koskevan liitteen mukaan konsernijohtaja vastaa suurtapahtumien tulosyksiköstä.