Päätöksen perustelut
Lielahden kartanon kulttuurikeskus toimii Hiedanrannan tulevan asuinalueen yhteisöllisen kulttuuritoiminnan kehittämis- ja kokeilualustana. Kartano tarjoaa toimintatiloja taide- ja kulttuuritoimijoille sekä mahdollistaa erilaisia taidetapahtumia kuten esityksiä, näyttelyitä ja työpajoja sekä kahvilapalveluja kaupunkilaisille. Kulttuurikeskuksen toiminta on luonteeltaan väliaikaista, koska kartanon peruskorjauksen on suunniteltu alkavan noin vuonna 2030.
Lielahden kartanon kulttuurikeskuksen perustoiminnasta ja tilojen hallinnoinnista vastaa Tampereen kaupungin Kaupunkikulttuuriyksikkö. Toimijoiksi haetaan monipuolisesti taiteen ja kulttuurin tekijöitä. Tavoitteena on, että taiteen ja kulttuurin tekijät perustavat vuoden 2026 aikana yhdistyksen, joka voi hoitaa taidetilojen vuokraamisen jatkossa.
Jotta taidetilat saadaan heti käyttöön, taidetilojen toiminnan hoito siirretään tilapäisesti ulkopuoliselle operaattorille. Operaattorille myönnetään määräaikainen käyttöoikeus kartanon taidetiloihin, joista se maksaa kaupungille vastiketta. Käyttöoikeussopimuksella kaupunki siirtää kulttuurikeskuksen taidetilojen hallinnoimisen sekä siihen liittyvän toiminnallisen riskin ja tuottomahdollisuuden operaattorille. Käyttöoikeussopimuksessa operaattori saa tuottonsa vuokraustoiminnasta sekä mahdollisesta muusta, kulttuurikeskuksen tavoitteita tukevasta toiminnasta.
Taidetilojen toiminnan ja jaettujen työtilojen vuokrausmallin kehittäminen on pilottiluonteinen kokeilu, jolle ei ole olemassa valmista toimintamallia. Toiminnan tulostavoitteena on saada tiloihin laadukasta ja osallistavaa taide- ja kulttuuritoimintaa ja tarjota kohtuuhintaista toimitilaa mahdollisimman monelle taiteilija- ja kulttuuriyhteisön jäsenelle. Tavoitteena on saavuttaa kartanon taidetiloille 90 % käyttöaste vuoden 2026 kevääseen mennessä.
Kaupunkikulttuuriyksikkö etsi Lielahden kartanon taidetilojen toiminnan määräaikaiseksi operaattoriksi ensisijaisesti paikallista taide- ja kulttuurialan yhdistystä, joka voisi pilottikauden jälkeen luovuttaa tehtävän uudelle perustettavalle taiteilija- ja kulttuuriyhdistykselle.
Käyttöoikeussopimuksesta keskusteltiin Teatteri Telakka ry:n, Tästä tulee niin hieno maailma ry:n sekä Yhteisöarkkitehtuuri ry:n kanssa. Teatteri Telakka ry ja Tästä tulee niin hieno maailma ry eivät olleet kiinnostuneita operaattorina toimimisesta.
Palvelutarjoajaksi valikoitui Yhteisöarkkitehtuuri ry (3196060-2), jonka toimialaa on erityisesti taiteilijakollektiivien ja muiden vapaa-ajan yhteisöjen toiminnan ja tilojen suunnittelu, fasilitointi ja kehittäminen. Väliaikainen taidetilojen hoito sopii organisaation toimenkuvaan, koska tarkoituksena on yhteistyössä taiteilija- ja kulttuuriyhteisön kanssa luoda malli vuokraustoiminnasta ja luovuttaa se tulevan taiteilija- ja kulttuuriyhdistyksen käyttöön. Yhdistys täyttää tilaajan vaatimukset ja hyväksyy tilaajan määrittelemän hinnan ja muut ehdot.
Hankinnan arvo yhdeksän (9) kuukauden perussopimuskaudella on 27 000 euroa (alv 0 %). Kolmen (3) kuukauden optiokauden arvo on 9 000 euroa (alv 0 %). Hankinnan arvonlisäveroton kokonaisarvo on siten yhteensä 36 000 euroa (alv 0%). Hankinnan arvoksi on arvioitu se liikevaihdon määrä, jonka tarjoajan on mahdollista saada tämän käyttöoikeussopimuksen perusteella sopimuskauden aikana.
Vastikkeena käyttöoikeudesta operaattori suorittaa Tilaajalle käyttökorvausta 65 % saamastaan taidetilojen arvonlisäverottomasta vuokratulosta.
Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta. Tampereen kaupungin hankintaohjeessa määritellyt perustelut pienhankinnan kilpailuttamatta jättämiselle ovat mm. hankinnan arvo, hankkeen erityinen laatu, sekä kilpailuttamisen vaatimat henkilöresurssit, siitä aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät oletettavasti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia, kun hankittavaa tavaraa ei ole todennäköisesti saatavissa kuin yhdeltä toimittajalta, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta, tai kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa (esim. vastaava hankinta on kilpailutettu 12 kk sisällä) ja hankinta tietyltä toimittajalta on niiden valossa selvästi edullinen.
Operaattorihankinnan arvo alittaa hankintalain (1397/2016) 25 § 1 momentin kohdassa 5 (käyttöoikeussopimus, 500 000 euroa) säädetyn kansallisen kynnysarvon.
Operaattorin hankintaan ei sovellettu kilpailutusta myöskään palvelun erityisen luonteen sekä kiireisen aikataulun vuoksi. Kiinnostusta kuitenkin kysyttiin kolmelta eri toimijalta, joista kaksi kieltäytyi. Kilpailutuksessa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät oletettavasti olisi ylittäneet kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia.
Tilaajan tavoitteiden saavuttamiseksi palveluntarjoajalta edellytetään laajaa yhteisösuunnittelu- ja fasilitointiosaamista, nopeaa tilaoperointivalmiutta, radikaalin tilajakamisen kehittämistaitoa, syvää taide- ja kulttuuritoiminnan ymmärrystä sekä markkinointiosaamista. Hankinnan tulostavoitteet on mahdollista saavuttaa riittävällä panostuksella taidetilojen toiminnan ja jälleenvuokrauksen hoitamiseen. Käyttöoikeussopimuksella kaupunki tavoittelee vaikuttavuutta, joka mahdollistaa taidetilojen radikaalin jakamisen toteutumisen ja käyttöasteen nostamisen tavoitellulle tasolle, kuitenkin erittäin maltillisilla kustannuksilla. Valitulla toimijalla arvioitiin olevan kykyä ja näyttöä yllä kuvattujen vaatimusten täyttämiseen.
Sopimus Lielahden kartanon kulttuurikeskuksen taidetilojen operoinnista esitetään tehtäväksi Yhteisöarkkitehtuuri ry:n (3196060-2) kanssa.
Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksi saannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankintayksikkö tarkistaa tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintasopimuksen tekemistä.
Hankinnan valmistelijana toimi projektipäällikkö Anna Vesén.
Sopimuksen vastuuhenkilönä toimii kulttuuripalvelupäällikkö, jota vakanssia tällä hetkellä hoitaa Marianna Lehtinen. Vakanssinhoitajan vaihtuessa vastuu sopimuksesta siirtyy vakanssin kulloisellekin hoitajalle. Vastuuhenkilö huolehtii tarvittaessa yhteyshenkilön nimeämisestä sopimukselle.
Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset ja muut hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Asiakirjoja säilytetään Tampereen kaupungin sähköisessä arkistossa.