§ 152 Konsernimääräys: Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta

Päätöksen perustelut

Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa ja hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä: 

Konsernijohtaja on 5.3.2024 § 52 hyväksynyt Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -konsernimääräyksen. Sisäisen tarkastuksen raportoinnissa esiin tuotujen kehittämistoimenpiteiden ja muiden ajankohtaisten päivitystarpeiden myötä Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta -konsernimääräystä on syytä päivittää ja antaa uusi konsernimääräys.

Konsernimääräystä on uudistettu erityisesti tiedon tuhoamisen, henkilörekisterien hallinnan ja henkilötietojen käsittelyn osalta. Määräyksessä on tarkennettu henkilörekisteristä vastaavan viranhaltijan ja rekisterin yhteyshenkilön roolia ja vastuuta. Lisäksi konsernimääräyksessä edellytetään vähintään organisaatiotasoista henkilötietojen käsittelytoimia koskevaa selostetta, mutta sen lisäksi konsernihallintoa ja palvelualueita suositellaan jatkossa laatimaan tarkemmat henkilötietojen käsittelytoimia koskevat kuvaukset oman toimintansa osalta. Aiempi henkilötietojen käsittelyn yleisohje poistetaan käytöstä ja sen keskeiset henkilötietojen käsittelyä koskevat asiat tuodaan osaksi konsernimääräystä. Henkilötietojen käsittelyä voidaan jatkossakin ohjeistaa toiminta- ja toimialakohtaisilla ohjeilla esim. asiakaspalvelutyötä varten. Asiakirjatiedon tuhoamisen osalta määräyksessä kuvataan aiempaa laajemmin määräajan säilytettävän aineiston tuhoamisvelvoite koskemaan kaikkia viestintävälineitä ja sovelluksia mukaan lukien työntekijän henkilökohtaisten tiedonhallinnan työkalut sekä käyttö- ja kopiokappaleet. Konsernimääräykseen on tuotu oma kappale asiakirjatiedon tuhoamiseen liittyvästä tuhoamisehdotusprosessista ja siihen liittyvästä toimintatavasta. Tuhoamisen kuvausta on tarkennettu myös vastuiden osalta.

Hallintosäännön (1.6.2025) 33 § 2)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää kaupungin hallintoon, taloudenhoitoon ja toimintaan liittyvistä konsernimääräyksistä ja merkittävistä ohjeista.

Päätös

Konsernihallinnolle ja palvelualueille annetaan konsernimääräys Tiedonhallinta ja asiakirjahallinta, Dnro TRE: TRE:3908/00.01.01/2025

Tällä konsernimääräyksellä kumotaan samasta aiheesta konsernijohtajan päätöksellä 5.3.2024 § 52 annettu konsernimääräys, Dnro TRE:5861/00.01.01/2023.