Perustelut
Keskusvaalilautakunnan toimikauden alkaessa on päätettävä eräistä kokouskäytännöistä.
Keskusvaalilautakunnan kokoonpano
Vaalilain 14 §:n mukaan keskusvaalilautakunta on päätösvaltainen viisijäsenisenä eli keskusvaalilautakunnan päätökset on tehtävä aina täysilukuisessa kokoonpanossa.
Keskusvaalilautakunnan käytäntönä on ollut, että kuhunkin kokoukseen osallistuu varsinaisten jäsenten lisäksi aina vähintään kaksi varajäsentä, jotta keskusvaalilautakunnan päätösvaltaisuudesta voidaan kulloisessakin kokouksessa olla varmoja.
Kokouksen koolle kutsuminen
Kaupungin hallintosäännön 118 §:n mukaan puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja antaa kokouskutsun. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Jos kokouskutsuun sisältyy sähköisessä päätöksentekomenettelyssä käsiteltävä asia, sen kohdalla kutsussa tulee mainita päätöksentekotapa ja määräaika, johon mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Kokouskutsu on toimitettava ensisijaisesti sähköisellä viestillä vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus. Terveyden, turvallisuuden tai yleisen järjestyksen niin vaatiessa pakottavassa tai kiireellisessä tilanteessa voidaan toimielin kutsua koolle ylimääräiseen kokoukseen kokouskutsun lähettämistä seuraavana päivänä.
Hallintosäännön 119 §:n mukaan esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, sekä liitteet ja oheismateriaali toimitetaan kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Esityslista toimitetaan jäsenille ja varajäsenille tallentamalla se heidän saatavilleen tietojärjestelmään.
Keskusvaalilautakunnan käytäntönä on ollut, että kokouskutsu ja esityslista on toimitettu kokoukseen osallistuville jäsenille. Toisinaan esimerkiksi kuntavaalien yhteydessä kokouskutsun ja esityslistan lähettäminen vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta on vaalilain aikataulujen johdosta hankalaa. Tämän vuoksi tulee olla mahdollista, että poikkeustilanteissa kokouskutsun ja esityslistan suhteen voidaan menetellä toisinkin.
Esittelijä
Kaupungin hallintosäännön 131 §:n mukaan asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä toiminnan sisäistä järjestelyä koskevia asioita lukuun ottamatta. Vaalilaissa säädetyissä vaalitoimielimissä (vaalilautakunnat ja vaalitoimikunnat) asiat päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta.
Keskusvaalilautakunnan kokouksiin asiat valmistelee ja esittelee keskusvaalilautakunnan sihteeri. Keskusvaalilautakunnan sihteereinä toimivat juristi Juha Perämaa ja juristi Katja Korhonen.
Pöytäkirjanpitäjän määrääminen ja pöytäkirjan nähtävänä pitäminen
Kaupungin hallintosäännön 138 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, ellei toimielin ole päättänyt pöytäkirjan tarkastamisesta muulla tavalla. Keskusvaalilautakunnan käytäntönä on ollut, että pöytäkirjantarkastajia valitaan kaksi.
Kaupungin hallintosäännön 139 §:n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine muutoksenhakuohjeineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään. Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Nähtävänä pitäminen on tarpeellista aina silloin, kun halutaan päätökset lainvoimaisiksi.
Keskusvaalilautakunnan pöytäkirjanpitäjänä toimii keskusvaalilautakunnan sihteeri.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
-
Perämaa Juha, Vaalisihteeri
Kokouskutsu ja esityslista lähetetään kokoukseen osallistuville pääsääntöisesti sähköisesti vähintään neljä kalenteripäivää ennen kokousta. Kokous voidaan kutsua koolle myös puhelimitse nopeammassa aikataulussa.
Kuhunkin kokoukseen kutsutaan aina vähintään kaksi varajäsentä.
Keskusvaalilautakunnan kokouksissa asiat esittelevä viranhaltija on keskusvaalilautakunnan sihteeri. Keskusvaalilautakunnan sihteeri pitää kokouksissa pöytäkirjaa.
Keskusvaalilautakunnan tarkastetut pöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen asetetaan nähtäväksi kokousta seuraavan viikon keskiviikkona kaupungin verkkosivuille. Edellä mainitusta poikkeavasta nähtävillä pitämisestä päätetään erikseen.
Keskusvaalilautakunnan alaisten viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat oikaisuvaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään nähtävänä kaupungin verkkosivuilla, jos se on tarpeellista päätöksen lainvoimaiseksi tulon tai päätöksen tiedottamisen kannalta.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.