§ 163 Lausunto Kansallisarkistolle päätösluonnoksesta Kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys

Päätöksen perustelut

Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa ja hallinto- ja tukipalvelujohtaja Heli Hirvelä:

Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 15.9.2025 mennessä. 

Kansallisarkiston päätöksessä 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) määrättiin kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisistä tehtävistä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Oulun kaupunki on pyytänyt seulontaesityksellään uutta päätöstä pysyvästä säilyttämisestä koskien takautuvasti vuosia 2016-2024. Seulontaesityksen tavoitteena on pienentää pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja tietojen määrää sekä vähentää arkistoitavia henkilötietoja. Kansallisarkisto valmistelee päätöksen koko kuntasektoria koskevana. 

Tampereen kaupunki on valmistellut liitteenä olevan lausunnon, jossa kaupunki kyseenalaistaa ohjauksen takautuvan muutoksen tarkoituksenmukaisuuden ja tuo esiin, että takautuvan muutoksen toteuttamisesta aiheutuu resurssitarvetta sekä tietojärjestelmäkustannuksia. Samaan aikaan kuitenkin odotetaan uutta seulontaesitystä rakennusvalvonnan tehtävien asiakirjojen ja tietojen osalta vuodesta 2025 eteenpäin. Tampereen kaupungin lausunnon mukaan nämä kaksi asiaa olisi ollut hyvä katsoa yhteen pitkäjänteisen ohjauksen näkökulmasta.

Lausunnossa kiinnitetään huomiota myös siihen, että muutokset tulevat olemaan työläitä toteuttaa ja vaatisivat jälkikäteistä seulontaa isoihin aineistomassoihin. Pysyvästi säilytettävän aineiston osuus on osin määritelty niin suppeaksi, että rakennusvalvonnan tehtävistä ei jää kattavaa kuvaa. Lisäksi tällaisenaan toteutettuna päätösluonnos aiheuttaisi merkittäviä ja osin epäjohdonmukaisia muutostarpeita kunnan vakiintuneisiin päätöksentekoprosesseihin.

Hallintosäännön (2.9.2025) 33 § 38)-kohdan mukaan konsernijohtaja päättää muiden kuin kaupunginhallituksen tai pormestarin toimivaltaan kuuluvien lausuntojen sekä yleishallintoa koskevien lausuntojen antamisesta, esitysten tekemisestä, muutoksenhakuoikeuden käyttämisestä, muutoksenhakuun liittyvien lausuntojen hyväksymisestä ja kanteluihin vastaamisesta, ellei muualla toisin määrätä.

Päätös

Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto päätösluonnoksesta Kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys.