Päätöksen perustelut
Sopimuksen tausta
eVaka-tietojärjestelmä on Espoon kaupungin kehittämä varhaiskasvatuksen ohjelmistoratkaisu. eVaka on siirtymässä aktiivisesta kehittämisvaiheesta ylläpitovaiheeseen.
Sopijaosapuolet ovat solmineet vuonna 2021 sopimuksen eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä vuosille 2022–2024. Sopimuksen voimassaoloaikaa jatkettiin vuoden 2025 loppuun.
Sopijaosapuolet ovat solmineet vuonna 2025 esisopimuksen eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä, jossa sopijaosapuolet ovat sitoutuneet solmimaan nyt päätettävänä olevan yhteistyösopimuksen (varhaiskasvatusjohtajan päätös 25.3.2025 22 §). Yhteistyösopimus korvaa esisopimuksen.
Oulun, Tampereen ja Turun kaupungit ovat esisopimuksella valtuuttaneet Espoon kaupungin hoitamaan eVakan vaatimien hankintakokonaisuuksien kilpailutukset. Kaikki sopijaosapuolet tekevät omat samansisältöiset hankintasopimuksensa toimittajan kanssa. Sopijaosapuolilla ei ole määräostovelvoitetta toimittajalta. Yhteistyön toteuttamiseen liittyvät hankintapäätökset tehdään erikseen.
Sopimuksen tarkoitus
Sopijaosapuolet sitoutuvat 1.1.2026 alkaen osallistumaan eVakan hallintamalliin ja rahoitukseen. Sopijaosapuolet sopivat tavoista ja hallintamalleista, joilla toimittajan tekemää kehitys- ja ylläpitotyötä yhdessä ohjataan ja rahoitetaan.
Sopijaosapuolten yhteistyö sisältää 1) eVaka ohjelmistotuotteen ytimen hallintaa, ylläpitoa ja kehittämistä, 2) eVaka tuotteen kehittämistä (uudet toiminnallisuudet) sekä 3) kuntakohtaisiin implementaatioihin liittyvää yhteistyötä.
Sopimuksen vastuuhenkilö Tampereen kaupungilla on varhaiskasvatusjohtaja Elli Rasimus.
Sopimuksen voimassaoloaika
Sopimus on voimassa määräaikaisesti 1.1.2026-31.12.2030.
Kustannukset ja niiden jako
Kukin sopijaosapuoli maksaa ytimen ylläpidon ja kehittämisen kustannuksista neljäsosan. Yhteisen kustannuksen lisäksi kukin sopijaosapuoli vastaa itse oman kuntakohtaisen implementaationsa kustannuksista.
Ytimen ylläpidon ja kehittämisen osalta kokonaiskustannuksen minimitaso vuodelle 2026 on vähintään 600 000 euroa eli 150 000 euroa vuodessa / sopijaosapuoli.
Vuosina 2027–2030 ytimen ylläpidon ja kehittämisen kokonaiskustannuksen sovitaan olevan vähintään 400 000 euroa vuodessa eli 100 000 euroa vuodessa per sopijaosapuoli. Seuraavan vuoden summat sovitaan tarvelähtöisesti kuluvan vuoden toukokuun loppuun mennessä niin että esimerkiksi vuoden 2027 tarkennetut summat sovitaan toukokuun loppuun mennessä vuonna 2026.
Mikäli eVakan alueelle tulee lakimuutoksia, sopijaosapuolet sopivat näiden toteuttamisen rahoituksesta erikseen. Näissä tilanteissa kustannusten jakosuhde sama kuin muiltakin osin eli kustannukset jaetaan tasan sopijaosapuolten kesken.
Koska sopimuksessa on kyse järjestelystä, jossa ei ole tietojärjestelmästä vastaavaa toimittajaa, ovat sopijaosapuolet viime kädessä itse vastuussa budjetin riittävyydestä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi. Mikäli sovittu rahoitus ei riittäisi toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi yhteistyön johtoryhmä kutsutaan kokoon ja sopijaosapuolet laativat yhdessä suunnitelman tilanteen ratkaisemiseksi. Sopijaosapuolet käynnistävät tällöin erityisrahoitusmenettelyt järjestelmän jatkuvuuden turvaamiseksi ja sopijaosapuolet sitoutuvat löytämään tähän rahoituksen.
Hallintamalli ja yhteistyön organisointi
Osana sopimuksen mukaisen yhteistyön ohjausta ja toteutusta tullaan muodostamaan ainakin seuraavat foorumit: johtoryhmä, joka on sopimuksessa kuvatun yhteistyön ylin ohjaava ryhmä sekä tuotehallinnan työryhmä, joka toimii johtoryhmän ohjauksessa ja koostuu sopijaosapuolten tuotevastaavista. Johtoryhmä linjaa vuosittain mm. seuraavan vuoden ytimen budjetin tarkentamisen sekä ylätasolla, mitä toiminnallisuutta kehitetään seuraavana vuonna.
Espoon kaupungin edustaja toimii puheenjohtajana foorumeissa. Linjaukset foorumeissa tehdään lähtökohtaisesti yksimielisesti. Mikäli foorumi ei saavuta yksimielisyyttä, linjaus tehdään enemmistöpäätöksellä. Kullakin sopijaosapuolella on yhtä suuri äänivalta riippumatta edustajien määrästä. Tasatilanteessa puheenjohtajan ääni ratkaisee.
Sivistyspalvelujen palvelualueen toimintasäännön (palvelualueen johtajan päätös 2.6.2025 § 77) liitteen mukaan varhaiskasvatusjohtaja päättää muiden kuin lautakunnan toimivaltaan kuuluvien sopimusten hyväksymisestä (hallintosääntö 34 § kohta 7) johtamansa toiminnan osalta.