§ 6 Työllisyysalueen asiakasasiakirjojen arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Tampereen kaupunki järjestää ja tuottaa Tampereen seudun työllisyysalueella työvoimaviranomaiselle laissa säädetyt tehtävät. Julkiset työvoima- ja yrityspalvelut siirtyivät työllisyysalueille 1.1.2025 alkaen. Tampereen seudun työllisyysalueelle on laadittu työllisyysalueen ja asiakirjahallinnon yhteistyönä lakisääteisten tehtävien arkistonmuodostussuunnitelma (liite 1), joka sisältää arkistolain edellyttämät asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot.

Nyt hyväksyttävä arkistonmuodostussuunnitelma koskee Tampereen kaupungin vuoden 2025 alusta lähtien yhdessä yhteistyökuntien kanssa toteuttamien työllisyyspalveluiden lakisääteisissä tehtävissä syntyviä asiakasasiakirjojen käsittelyä sekä säilyttämistä. Arkistonmuodostussuunnitelman hyväksynnän jälkeen suunnitelman tiedot viedään kaupungin yhteiseen arkistonmuodostussuunnitelmarakenteeseen ja tietoja hyödynnetään Tampereen kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.

Arkistonmuodostussuunnitelman asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettäviin asiakirjoihin on sovellettu aikaisemmin työvoimapalveluita tuottaneen TE-palveluiden tiedonohjaussuunnitelman säilytysaikatietoja.

Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään soveltuvin osin yhdessä 25.8.2025 annetun tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että suunnitelma hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön siten, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman tiedot yhdistetään osaksi kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

Arkistonmuodostussuunnitelman ajantasaisuutta seuraavat ensisijaisesti Tampereen seudun työllisyysalueen vastuuhenkilöt ja Tampereen kaupungin työllisyys- ja kasvupalvelujen tietoaineistovastaavat. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. 

Suunnitelmaa noudatetaan takautuvasti 1.1.2025 lähtien.

Päätös

Hyväksytään Tampereen seudun työllisyysalueen lakisääteisissä tehtävissä syntyviä asiakasasiakirjoja koskeva, liitteenä oleva arkistonmuodostussuunnitelma.

Hyväksynnän jälkeen suunnitelma liitetään osaksi Tampereen kaupungin yhteistä arkistonmuodostussuunnitelmaa, joka esitetään kaupungin tietoaineistot-palvelun kautta.

Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.