§ 20 Lausunto Kansallisarkistolle päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys

Päätöksen perustelut

Strateginen ohjaus ja konsernipalvelut -ryhmän johtaja Reija Linnamaa:

Kansallisarkisto on pyytänyt lausuntoa päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys. Lausunto on pyydetty jättämään Lausuntopalvelun kautta 9.2.2026 mennessä. 

Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta julkaisi 5.7.2022 suosituksen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä. Suositusta päivitettiin 25.5.2025, ja tällöin siihen lisättiin liite 6, joka koskee opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen säilytysaikoja. Kansallisarkisto on päättänyt antaa oma-aloitteisesti määräyksen opetustoimen suosituksiin sisältyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvästä säilytyksestä eli arkistoinnista. Lähtökohta seulontapäätöksen valmistelulle on Kansallisarkistossa ollut, että annettavassa päätöksessä määrättäisiin mahdollisimman kattavasti opetustoimen toimialan tehtävien ja toimintaprosessien ja niiden hoitamisen tuloksena muodostuvien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistoinnista. Tärkeimpänä tavoitteena on vähentää turhaa hallinnollista byrokratiaa. Annettava päätös tulee koskemaan arkistolain (831/1994) 1 § 1 momentin kohdissa 1–4 ja 6 mainittuja arkistonmuodostajia, jotka ovat varhaiskasvatuksen ja opetuksen sekä koulutuksen järjestäjiä, ja joilla on opetustoimen ydintehtäviä varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen, lukiokoulutuksen, ammatillisen koulutuksen, korkeakoulujen, taiteen perusopetuksen tai vapaan sivistystyön toimintaprosesseista.

Tampereen kaupunki on valmistellut liitteenä olevan lausunnon, jossa kaupunki kiinnittää huomiota siihen, että päätösluonnos on eri organisaatioita koskevien arkistointivastuiden osalta vaikeatulkintainen. Lisäksi opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen kokonaisuuden osalta ohjaus jakautuu moniin aikaisempiin seulontapäätöksiin, mikä tekee vaikeaksi selvittää yksittäisten asiakirjojen osalta, mikä ohjaus on voimassa olevaa ja mikä ei. Sinänsä nyt valmisteltu koko julkishallintoa koskeva seulontapäätös on hyvä uudistus. Tampereen kaupunki tuo lausunnossaan esiin, että nyt valmistellun seulontapäätöksen pysyvän säilytyksen kohdat perustuvat monelta osin Opetuksen ja koulutuksen kansallisen tietovarannon asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä tehtyyn Kansallisarkiston aikaisempaan päätökseen (KA/6450/07.01.01.03.01/2022 ja KA/10137/28.02.01/2023), joka on koskenut erityisesti rekisteritietoja. Nyt valmisteltavalla päätöksellä pysyvä säilytys ulotetaan koskemaan myös asiakirjoja. Kyse on pysyvän säilytyksen osalta merkittävästä linjauksen muutoksesta, joka koskee suurta, erityisiä henkilötietoja sisältävää asiakirjamassaa.

Päätös

Kansallisarkistolle annetaan liitteenä oleva Tampereen kaupungin lausunto päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys.