§ 4 Historiallisten museoiden arkistonmuodostussuunnitelman hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Tampereen museoiden historialliset museot, mukaan lukien maakuntamuseo, on päivittänyt yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa historiallisten museoiden arkistonmuodostussuunnitelman. Suunnitelma on osa Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia ja suunnitelmassa on kuvattu tehtävissä syntyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot. Tampereen taidemuseoiden arkistonmuodostussuunnitelma päivitetään erikseen ja liitetään myöhemmin osaksi museoiden kokonaisuutta. Tampereen museot hyödyntävät yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa sivistyspalvelujen hallinnollisten tehtävien arkistonmuodostussuunnitelmatietoja, jotka on hyväksytty 25.4.2025.

Arkistonmuodostussuunnitelmassa kuvattujen tietojen ja asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettävien tietojen ja asiakirjojen säilytysaikojen osalta on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitu kaupungin yksiköiden tietojen säilytystarpeet sekä kansallisen ja EU:n tietosuojasäädösten asettamat rajoitukset henkilötietojen säilyttämiselle.

Työyksiköiden tulee kiinnittää huomiota, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksiköille on nimetty tietoaineistovastaavat, jotka vastaavat omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa käytetään yhdessä tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Arkistonmuodostussuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Arkistonmuodostussuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että historiallisten museoiden arkistonmuodostussuunnitelma hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman tiedot yhdistetään osaksi kaupungin tiedonhallintamallia sekä esitetään Tampereen kaupungin tietoaineistot - palvelussa.

Säilyttämisen ja arkistoinnin toimintatavat Aitta-arkistossa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Yksikön tulee ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmatiedot ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Suunnitelmaa noudatetaan takautuvasti 1.1.2025 lähtien.

Päätös

Hyväksytään historiallisten museoiden arkistonmuodostussuunnitelma.

Hyväksynnän jälkeen suunnitelma liitetään osaksi Tampereen kaupungin tietovarantoa esittämällä tiedot tietoaineistot-palvelussa.

Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat tarkistetaan säännöllisin väliajoin.