§ 18 Kirjastoautojen säilytys- ja huoltopalveluiden hankinta pienhankintana 1.1.2027-30.6.2028

Päätöksen perustelut

Tampereen kaupunginkirjastolla on sopimus TRE:8390/02.07.01/2022 kirjastoautojen huolto-​ ja säilytyspalveluiden hankinnasta Raskone Oy:n (y-​tunnus 1513664-​8) kanssa. Sopimuskausi on 5.1.2023-​31.12.2025 + yhden (1) vuoden optiokausi 1.1.-​31.12.2026. Voimassa olevaan sopimukseen on tehty vähäarvoinen muutos kirjastoauto Kosmoksen (NMC-​834) osalta päätöksellä TRE:5591/12.03.01/2023. Sopimusta on jatkettu optiokaudella 1.1.-31.12.2026 entisin ehdoin,​ mutta palveluntuottajan toimittamalla sopimusehtojen mukaisella hinnantarkastusilmoituksella johtuen yleisten kustannusten kasvusta. Optiokauden hinnan tarkastus on tilaajan hyväksymä (päätös TRE:5731/02.07.01/2025).

Nyt tehtävässä hankinnassa on kyse vastaavan palvelun hankinnasta ajalle 1.1.2027-30.6.2028. Kirjastoautoille saadaan säilytys- ja työtilat kesällä 2028 Peltolammin hyvinvointikeskuksen yhteyteen valmistuvaan palvelukeskukseen. Huoltopalveluiden tarve jatkuu tämänkin jälkeen.

Edellä mainituista syistä on tarkoituksenmukaista hankkia säilytys- ja huoltopalvelu lyhyellä sopimuskaudella vielä 1,5 vuoden ajaksi. Nykyinen palveluntuottaja on tarjoutunut tuottamaan palvelut nykyisin ehdoin ja optiokauden 1.1.-31.12.2026 mukaisin hinnoin mainitulla ajanjaksolla 1.1.2027-30.6.2028.

Puolentoista vuoden palveluhankinnan arvo on arviolta n. 32 000 euroa, mikä alittaa hankintalain (laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) 25 § 1 kohdan mukaisen kansallisen kynnysarvon, jolloin hankintalakia ei sovelleta kyseessä olevaan hankintaan. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.

Hankintayksikkö on tarkistanut tilaajavastuulain (1233/2006) 5 §:ssä mainitut selvitykset ja todistukset ennen hankintapäätöksen tekemistä.

Hankintaohjeen mukaan pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista, mikäli hankinta on arvoltaan vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Kilpailuttamisen tarkoituksenmukaisuutta arvioitaessa voidaan ottaa huomioon esimerkiksi hankinnan arvo, hankkeen erityinen laatu, kilpailuttamisen vaatimat henkilöresurssit, siitä aiheutuvat kustannukset ja siihen kuluva aika. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät oletettavasti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia. Pienhankinta on mahdollista tehdä ilman kilpailuttamista myös silloin, kun hankittavaa tavaraa ei ole todennäköisesti saatavissa kuin yhdeltä toimittajalta, kun kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta, tai kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa ja hankinta tietyltä toimittajalta on niiden valossa selvästi edullinen.

Pienhankinta on toteutettu ilman tarjouskilpailua, koska näin lyhytkestoista sopimusta ei ole tarkoituksenmukaista kilpailuttaa. Tuomi Logistiikka kilpailutti hankinnan vuonna 2022, jolloin tietopyyntöön vastasi vain yksi palveluntuottaja eli nykyinen sopimustoimittaja. Hankintasopimus tehtiin suorahankintana. Nykyinen palveluntuottaja on tuottanut hankinnan kohteena olevia palveluja usean vuoden ajan ja aiempaan kokemukseen perustuen kilpailuttamatta jättäminen säästää sekä aika-, talous- että henkilöresursseja. Hankinnan kohde muuttuu vuonna 2028, kun kirjastoautojen säilytystiloja ei enää ole tarpeen kilpailuttaa. Mainituin perustein palvelu on tarkoituksenmukaista hankkia nykyiseltä palveluntuottajalta tarjouskilpailua järjestämättä.

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Päätösesitys perusteluineen tulee julkiseksi päätöksenteon jälkeen. Asiakirjoja säilytetään kaupungin sähköisessä arkistossa.

Tämän päätöksen liitteenä oleva hankintaa koskeva palvelusopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista sillä edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.

Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2025 PALVELUT) on päivitetty ja uusimmat ehdot on otettu osaksi sopimusta.

Sivistyspalvelujen palvelualueen toimintasäännön mukaan (palvelualueen johtajan toimivallan siirtopäätös 10.6.2026 § 73) mukaan kirjastopalvelujohtaja päättää irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta, luovuttamisesta ja vuokrauksesta sekä sopimusten hyväksymisestä lautakunnan vuosisuunnitelman rajoissa johtamansa toiminnan osalta.

Päätös

Sopimus Tampereen kaupunginkirjaston kirjastoautojen säilytys- ja huoltopalveluiden hankinnasta pienhankintana sopimuskaudeksi 1.1.2027-30.6.2028 tehdään Raskone Oy:n (y-tunnus 1513664-​8) kanssa.

Hankinnan arvonlisäveroton arvo on arviolta n. 32 000 euroa sopimuskauden aikana. Sopimus hankinnasta syntyy vasta palvelusopimuksen allekirjoituksella.

Sopimuksen vastuuhenkilöksi nimetään kirjastopalvelujohtaja Niina Salmenkangas.