§ 6 Kaupunkikulttuuriyksikön säilytys- ja arkistointisuunnitelman hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Kaupunkikulttuuriyksikkö on päivittänyt yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa kaupunkikulttuurin säilytys- ja arkistointisuunnitelman (aikaisemmin arkistonmuodostussuunnitelma).

Suunnitelma on osa Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia ja suunnitelmassa on kuvattu tehtävissä syntyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot. Kaupunkikulttuuriyksikkö hyödyntää yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseissa sivistyspalvelujen hallinnollisten tehtävien säilytys- ja arkistointisuunnitelman ohjaustietoja, jotka on hyväksytty 25.4.2025.

Säilytys- ja arkistointisuunnitelmassa kuvattujen tietojen ja asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettävien tietojen ja asiakirjojen säilytysaikojen osalta on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitu kaupungin yksiköiden tietojen säilytystarpeet sekä kansallisen ja EU:n tietosuojasäädösten asettamat rajoitukset henkilötietojen säilyttämiselle.

Työyksiköiden tulee kiinnittää huomiota, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksiköille on nimetty tietoaineistovastaava, joka vastaa omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Säilytys- ja arkistointisuunnitelmaa käytetään yhdessä tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Säilytys- ja arkistointisuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Säilytys- ja arkistointisuunnitelman päivityksen myötä varmistetaan tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että kaupunkikulttuurin säilytys- ja arkistointisuunnitelma hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen säilytys- ja arkistointisuunnitelman tiedot yhdistetään osaksi kaupungin tiedonhallintamallia sekä esitetään Tampereen kaupungin tietoaineistot -palvelussa. Säilyttämisen ja arkistoinnin toimintatavat Aitta-arkistossa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä. Yksikön tulee ylläpitää säilytys- ja arkistointisuunnitelman tiedot ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Päätös

Hyväksytään sivistyspalvelujen palvelualueen kulttuurin palveluryhmän kaupunkikulttuuriyksikön säilytys- ja arkistointisuunnitelma osana Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia.

Hyväksynnän jälkeen suunnitelma liitetään osaksi Tampereen kaupungin tietovarantoa esittämällä tiedot tietoaineistot-palvelussa. Säilytys- ja arkistointisuunnitelman tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat tarkistetaan säännöllisin väliajoin.