Päätöksen perustelut
Tampereen seudun ammattiopiston (Tredu) henkilöstölle järjestetään henkilöstötilaisuus, jossa etukäteen kartoitettavina vaihtoehtona olivat joko Pikkujoulut loppuvuodelle 2026 tai Talventaite alkuvuoteen 2027.
Tredu järjestää vuoden 2026 aikana useita laajoja tapahtumakokonaisuuksia, jotka sitovat tapahtumien suunnitteluun ja käytännön järjestelyihin käytettävissä olevia henkilöstöresursseja. Lisäksi palveluyksikön henkilöstömäärän vähentyminen on vaikuttanut Tredun sisäisten tapahtumien järjestämiseen käytettävissä oleviin resursseihin. Käytettävissä olevat henkilöstöresurssit, tilaisuuden arvioitu osallistujamäärä sekä tapahtuman järjestämiseen liittyvät tila-, tarjoilu-, tekniikka-, turvallisuus- ja muut oheispalvelut huomioon ottaen henkilöstötilaisuus on tarkoituksenmukaista toteuttaa ulkopuoliselta palveluntuottajalta hankittavana palvelukokonaisuutena. Tredun johtoryhmä on linjannut 13.4.2026, että henkilöstötilaisuus järjestetään tänä vuonna ostopalveluna. Linjaus on kirjattu Tredun johdon ajankohtaispalaverin muistioon 14.4.2026.
Hankinnan arvo alittaa hankintalain 25 § 1 mom. 4-kohdassa säädetyn kansallisen kynnysarvon, kyse on hankintalain liitteen E mukaisista erityisistä palveluhankinnoista. Hankintaan sovelletaan Tampereen kaupungin hankintaohjetta.
Hankintaa varten lähetettiin sähköpostitse maaliskuussa 2026 hintatiedustelu kahdeksalle (8) eri toimijalle, jossa kartoitettiin tilaisuuteen sopivaa tilaa, ajankohtaa ja mahdollisia oheispalveluja (tarjoilut, tukipalvelut, ohjelma). Tilan tuli täyttää asetetut vaatimukset mm. henkilömäärän, päivämäärän, ohjelmatarjonnan ja osallistujamäärän osalta. Hankinnassa huomioitiin myös ravintola- ja ohjelmapalveluiden saavutettavuus suoraan tilan toimijalta.
Varsinaista tarjouspyyntöä ei lähetetty, koska sähköpostitiedusteluilla pystyttiin varmistumaan oikeasta hintatasosta ja palvelun saatavuudesta, päivämääristä ja laadusta.
Tehdyn markkinakartoituksen perusteella tapahtumapaikaksi valikoitui Sokos Hotel Torni. Valintaa puoltaa se, että hotellilla oli käytettävissä tapahtuman järjestämiseen soveltuva ajankohta sekä riittävä kapasiteetti järjestää tilaisuus arviolta 100–1 000 osallistujalle erilaisia tilaratkaisuja hyödyntäen. Tiloissa on mahdollista järjestää ruokailu siten, että kaikille osallistujille voidaan osoittaa istumapaikka. Lisäksi käytettävissä ovat tapahtuman toteuttamisen edellyttämät tekniset ratkaisut esityksiä, ohjelmaa ja somistusta varten.
Sokos Hotel Torni pystyy tarjoamaan tapahtuman toteuttamiseen liittyvät tukipalvelut, kuten vahtimestari- ja turvallisuuspalvelut sekä ohjelmapalveluihin liittyvät bändi-, DJ- ja taustamusiikkipalvelut samalta palveluntuottajalta. Markkinakartoituksen perusteella palvelun hintataso oli kokonaisuutena arvioiden kilpailukykyinen. Sokos Hotel Tornin hinnat sijoittuivat tarkasteltujen vaihtoehtojen edullisimpaan ryhmään, ja hinnoittelumalli mahdollistaa joustavan reagoinnin osallistujamäärän muutoksiin.
Tilaajan tekemän arvion mukaisesti tilat ja catering-palvelut henkilöstötilaisuuteen esitetään hankittavaksi Sokotel Oy:ltä (Y-tunnus 0212329-0).
Hankintaan sisältyy pikkujoulutilaisuuteen soveltuvat tilat Solo Sokos Hotel Torni Tampereessa, buffet-illallinen ruokajuomineen ja tarvittavat oheispalvelut. Ajankohta on 30.10.2026 ja osallistujamääräarvio 500 henkilöä.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on enintään 46 683,43 euroa. Kustannukset tarkentuvat tilaisuuden lopullisen osallistujamäärän mukaan.
Kustannukset kohdennetaan kustannuspaikalle 134669, tilausnumero 20596. Osa kustannuksista katetaan tilaisuuden osallistujamaksulla, joka on 10 euroa/henkilö.
Hankinnasta on tehty varaus ja saatu tilausvahvistus.
Hallintosäännön 143 §:n mukaan viranhaltija tai hänen määräämänsä allekirjoittaa päätökset, sopimukset, sitoumukset ja muut asiakirjat päättämissään asioissa.
Hallintopalvelujohtajan päätösvalta asiassa perustuu palvelualueen johtajan päätökseen 16.6.2026 § 63, jolla on hyväksytty Elinvoiman palvelualueen toimintasääntö liitteineen 1.7.2026 alkaen. Toimintasäännön liitteen Yleishallinnon delegoinnit mukaan hallintopalvelujohtaja päättää alle 100 000 euron irtaimen omaisuuden sekä palvelujen hankinnasta.