§ 7 Tampereen kaupungin myöntämien avustusten säilytys- ja arkistointisuunnitelman hyväksyminen

Päätöksen perustelut

Kaupungin avustusten säilytys- ja arkistointisuunnitelma (aikaisemmin arkistonmuodostussuunnitelma) on valmisteltu avustusasioita hoitavien asiantuntijoiden ja asiakirjahallinnon suunnittelijoiden yhteistyönä. Suunnitelma on osa Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia ja suunnitelmassa on kuvattu avustusasioissa syntyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyä, säilyttämistä ja rekisteröintiä koskevat ohjaustiedot.

Nyt hyväksyttävässä säilytys- ja arkistointisuunnitelmassa kuvattujen tietojen ja asiakirjojen säilytysajat perustuvat pysyvän säilytyksen eli arkistoinnin osalta Kansallisarkiston määräyksiin. Määräajan säilytettävien tietojen ja asiakirjojen säilytysaikojen osalta on sovellettu tiedonhallintalautakunnan säilytysaikasuosituksia ja Kuntaliiton Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat: ohjeet ja suositukset -suosituksia. Säilytysaikojen määrittelyssä on huomioitu kaupungin yksiköiden tietojen säilytystarpeet sekä kansallisen ja EU:n tietosuojasäädösten asettamat rajoitukset henkilötietojen säilyttämiselle.

Tämä säilytys- ja arkistointisuunnitelma ohjaa usean palvelualueen avustusasiakirjojen käsittelyä ja säilyttämistä. Työyksiköiden tulee kiinnittää huomiota, että tietoaineistojen säilyttämiseen liittyvät toimenpiteet tehdään sovitulla tavalla onnistuneen tiedonhallinnan varmistamiseksi. Työyksiköille on nimetty tietoaineistovastaavat, jotka vastaavat omalta osaltaan suunnitelman käytännön toteuttamisesta ja ylläpidosta yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Säilytys- ja arkistointisuunnitelmaa käytetään yhdessä tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan konsernimääräyksen kanssa. Säilytys- ja arkistointisuunnitelman ja konsernimääräyksen sisältämät toimintatavat mahdollistavat asiakirjahallinnan asianmukaisen hoidon. Säilytys- ja arkistointisuunnitelmatyön ohessa on suunniteltu tarvittavat käytännön toimintatapamuutokset ohjeineen.

Asiakirjahallinto esittää, että kaupungin myöntämien avustusten säilytys- ja arkistointisuunnitelmaosio hyväksytään asiakirjahallintopäällikön viranhaltijapäätöksellä käyttöön niin, että hyväksymisen jälkeen säilytys- ja arkistointisuunnitelmaosion tiedot yhdistetään osaksi kaupungin tiedonhallintamallia sekä esitetään Tampereen kaupungin tietoaineistot -palvelussa.

Digitaalisen säilyttämisen ja arkistoinnin toimintatavat Selmassa ja Aitassa tarkistetaan vuoden kuluttua suunnitelman hyväksymisestä.

Tarkistuksen jälkeen kunkin yksikön tulee ylläpitää säilytys- ja arkistointisuunnitelmatiedot osaltaan ajantasaisina ja tarkistaa ne säännöllisin väliajoin. Muutokset suunnitelmaan tehdään yhteistyössä asiakirjahallinnon suunnittelijan kanssa. Muutosten hyväksymismenettely sovitaan tapauskohtaisesti.

Suunnitelmaa noudatetaan 1.1.2026 lähtien.​​

Päätös

Hyväksytään kaupunkitasoinen kaupungin myöntämien avustusten säilytys- ja arkistointisuunnitelmaosio (liite 1).

Hyväksynnän jälkeen suunnitelmaosio liitetään osaksi Tampereen kaupungin tiedonhallintamallia esittämällä tiedot tietoaineistot-palvelussa.

Säilytys- ja arkistointisuunnitelmaosion tiedot ja sähköisen arkistoinnin toimintatavat Aitassa tarkistetaan säännöllisin väliajoin.