Perustelut
Vuonna 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) asettaa kunnalle useita lakisääteisiä tiedonhallintaan liittyviä velvoitteita. Hallintosäännön mukaan Tampereen kaupunki on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Kaupunginhallitus toimii tiedonhallintayksikön johtona ja vastaa siitä, että tiedonhallinnan vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kaupungin viranomaisten tehtävissä. Asia on käsitelty kaupunginhallituksessa helmikuussa 2021 (kh 22.2.2021 § 75). Tiedonhallintalaki sisältää useita siirtymäsäännöksiä, joista viimeinen koskee ajankohtaa 1.1.2024. Lain toimeenpanoa koordinoitiin Tiedonhallintalain toimeenpano kaupunkiorganisaatiossa (Tiha) -projektissa.
Tiha-projekti tuotti tiedonhallinnan kokonaiskuvan ja useita kaupunkitasoisia ratkaisuja laadukkaan tiedonhallinnan toteuttamiseksi. Projektin keskeiset tuotokset ovat lain edellyttämä tiedonhallintamallin kokonaisuus, asiakirjajulkisuuskuvaus, muutosvaikutusten arviointi -prosessi ja sen jalkauttaminen organisaatioon. Lain edellyttämät tiedonhallinnan vastuut on määritelty säännöissä ja erityistehtävissä (esim. asiakirjahallintopäällikön, tietoturvapäällikön ja tietosuojavastaavan tehtävät). Lisäksi toteutettiin useita nykytilaselvityksiä, analyyseja sekä konkreettisia prosessien kehittämistoimia ja jalkauttamista mm. tietoturva- ja tietosuojavaatimusten ja tiedon elinkaarenhallinnan osalta. Projekti toteutti runsaasti koulutusta ja viestintää usein eri keinoin sekä kasvatti organisaation osaamista tiedonhallinnan kokonaisuudesta. Projekti tuotti myös suosituksia jatkotyötä varten.
Koska laadukas tiedonhallinta edellyttää jatkuvaa työtä ja osaamisen ylläpitoa, tulee kaupunkitasoista tiedonhallinnan yhteiskehittämistä jatkaa edelleen. Organisaation jatkuvassa toiminnassa tarvitaan kaupunkitasoinen tiedonhallinnan ohjausmalli. Kaupunkitasoisen tiedonhallinnan ohjausryhmän tehtäviin tulee sisältyä ainakin
- tiedonhallintalakiin ja muussa laissa säädettyyn tiedonhallintaan liittyvien tehtävien kokonaisohjaus Tampereen kaupungilla
- raportointi konsernijohtajalle, konsernihallinnon johtoryhmälle ja tarvittaessa kaupunginhallitukselle
- koordinoida, kehittää ja valvoa kaupunkitasoisesti tiedonhallinnan edellyttämiä toimenpiteitä, ohjeita, viestintää ja koulutusta
- valmistella yhteistyössä tiedonhallintaan liittyvät lausunto- ja selvityspyyntöasiat sekä
- varmistaa tiedonkulku kansallisten tiedonhallintaan liittyvien työryhmien jäsenien ja kaupunkiorganisaation välillä.
Päätösehdotus oli
Esittelijä
-
Yli-Rajala Juha, Konsernijohtaja
Tiedonhallinnan järjestämistä koskeva tilanne Tampereen kaupungissa merkitään tiedoksi.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.